A Delegación de Ferrol ten en depósito nas instalacións do MHN toda a documentación xerada pola entidade dende a década de 1970, nun volume estimado de arredor de 5.000 unidades documentais.
Esta actividade da Delegación de Ferrol da SGHN foi subvencionada pola Deputación da Coruña a través da convocatoria DP0031, para a “Subvención a entidades sen fins de lucro para o cofinanciamento de proxectos de actividades no ámbito do medio ambiente durante o ano 2022”.
Diagnóstico: Na actualidade o fondo documental carece dunha organización e codificación que faga posible a súa consulta e a recuperación da información. Asemade, o estado de conservación require acometer con urxencia certas accións debido ao feito de que existen axentes ambientais que poñen en risco a axeitada conservación desta documentación, que se estrutura nas seguintes unidades:.
- Hemeroteca – Recortes de prensa con novas sobre a actividade da propia entidade e novas de carácter xeral relacionadas co medio natural de Galicia.
- Videoteca – Cintas VHS de documentais sobre natureza e sobre actividades realizadas pola entidade.
- Fototeca – Instantáneas impresas en papel fotográfico e diapositivas xeradas durante a actividade da institución.
- Organización interna – Actas de xestión interna da entidade e documentación manuscrita.
- Cartoteca – Mapas e planos de situación.
- Documentación divulgativa e promocional – Folletos e cartaces con información sobre a actividade da entidade.
Obxectivos: A catalogación e dixitalización do arquivo documental da SGHN-Ferrol plantéxase para dar cumprimento aos seguintes fins:
- Dotar ao arquivo da SGHN de maior seguridade, tanto na súa conservación como na almacenaxe, aminorando o seu paulatino deterioro.
- Salvagardar o patrimonio material e inmaterial, representado nos fondos institucionais e persoais, mediante a súa dixitalización.
- Implementar ferramentas tecnolóxicas que permitan o acceso á información, sen poñer en risco a conservación dos fondos.
- Facilitar as búsquedas de información e a organización dos fondos, mediante unha correcta clasificación sistemática e cronolóxica.
Os traballos desta 1ª fase do proxecto consistiron en:
- Inventario preliminar e limpeza das uds. documentais.
- Clasificación sistemática e cronolóxica do material.
- Creación dunha base de datos informatizada con campos descritivos.
- Catalogación e dixitalización das uds. documentais.
- Conservación e almacenaxe mediante a clasificación e etiquetaxe das uds. documentais e almacenaxe definitiva destas en carpetas normalizadas.
- Informe final que recolle os traballos realizados e un manual de uso da base de datos para uso administrativo.
